Combien de temps les appelants peuvent-ils rester en attente ?

Le système de Réponse Vocale Interactive (IVR) sur lequel fonctionne votre numéro de téléphone Belfabriek peut gérer un nombre illimité d’appelants. Cela signifie que vous pouvez croître indéfiniment avec Belfabriek.

Le nombre d’employés qui répondent à vos appels est bien sûr limité. C’est pourquoi il est bon d’activer la fonction File d’attente. Elle place les appelants en attente dans l’ordre d’arrivée et les transfère dès que des employés sont disponibles.

Lorsque vos appelants sont en file d’attente, cette fonction diffuse de la musique apaisante, entrecoupée du message que tous les employés sont en ligne.

Temps d’attente : maximum 2 minutes

Pour ne pas trop mettre à l’épreuve la patience des appelants, nous avons fixé le temps d’attente maximum standard à 2 minutes. L’expérience montre qu’un temps d’attente plus long nuit à l’humeur des appelants (et donc à votre image).

Si l’appelant ne parvient pas à parler à quelqu’un dans ce délai, la connexion est coupée. Comme cela est perçu comme peu amical par la plupart des appelants, nous vous recommandons d’activer le Répondeur Numérique.

Au lieu de terminer l’appel sans savoir qui a appelé, vous donnez ainsi aux appelants la possibilité de laisser un message ; par exemple avec leur question et leur numéro de téléphone. Vous recevez l’enregistrement audio à l’adresse e-mail de votre choix.

Vous activez cette fonction via votre tableau de bord en ligne Mon Belfabriek ou avec notre application mobile.

Réduire le temps d’attente

Une manière logique de réduire le temps d’attente est d’embaucher des employés supplémentaires. Cela ne doit pas nécessairement être sur place, car des centres d’appels externes peuvent également intervenir. Avec la fonction de Débordement, vous transférez les appelants de la file d’attente vers un numéro de téléphone externe.

N’oubliez pas que vous trouverez dans Mon Belfabriek des statistiques détaillées de votre numéro de téléphone. Vous pouvez ainsi voir quels sont, sur une période plus longue, les jours et heures les plus chargés. Cela vous aide à planifier vos journées et à programmer (des) employés supplémentaires, afin que le moins d’appelants possible doivent attendre.

Fonctions importantes

File d’attente

Répondeur Numérique

Statistiques

Débordement

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Activer une file d’attente

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