Lors de la configuration d’un système téléphonique, vous voulez répondre aux appelants le plus rapidement possible. Ce n’est pas seulement important pour une apparence conviviale, mais cela permet également à votre entreprise d’utiliser tous les employés de manière aussi optimale que possible.
L’une des fonctions utiles d’une centrale téléphonique qui peut être utilisée à cet effet est un numéro de sélection directe.
Ci-dessous, vous lirez ce qu’est un numéro de sélection directe, comment vous pouvez le configurer et les quatre raisons principales pour lesquelles un numéro de sélection directe est indispensable pour toute grande entreprise.
Qu’est-ce qu’un numéro de sélection directe ?
Un numéro de sélection directe est un code court par lequel l’appelant est directement transféré vers un appareil spécifique ou un employé spécifique.
Un autre terme utilisé pour le numéro de sélection directe est le numéro abrégé. Un numéro de sélection directe peut être composé après le menu de choix. Dans le menu de choix, on peut choisir un certain département ou le numéro de sélection directe de la personne peut être composé.
En fonction du choix fait, l’appelant est alors transféré au niveau du département ou au niveau de la personne.
Un numéro de sélection directe peut également être composé lors d’appels internes.
Comment un numéro de sélection directe est-il configuré ?
La base d’un numéro de sélection directe est que chaque employé est pourvu d’un numéro de sélection directe personnel qui est lié à l’appareil téléphonique. Pour s’assurer que chaque employé connaît un numéro de sélection directe personnel, vous devez le programmer dans la centrale téléphonique pour chaque utilisateur.
Les paramètres du numéro de sélection directe peuvent être entièrement adaptés aux souhaits et exigences de l’organisation. De plus, ils peuvent être adaptés de manière flexible ou mis à l’échelle.
Pourquoi choisiriez-vous un numéro de sélection directe ?
La configuration d’un numéro de sélection directe présente de nombreux avantages, tant pour les appelants que pour les employés de l’organisation.
Voici les principaux avantages d’un numéro de sélection directe :
1. Les clients sont directement transférés vers le bon employé
Comme le numéro est lié à un employé spécifique, l’appelant arrive directement chez la bonne personne de contact.
2. Une expérience client améliorée
Comme les clients sont aidés plus rapidement par le bon employé, cela contribue à une meilleure expérience client. Un numéro de sélection directe est une solution intelligente pour organiser votre téléphonie d’entreprise plus efficacement.
3. Travailler plus efficacement et de manière plus productive
Un numéro de sélection directe est plus efficace tant pour les clients que pour les employés. Comme l’appelant a directement la bonne personne en ligne, les transferts inutiles sont évités. De cette manière, les clients sont aidés plus rapidement et les employés peuvent répondre à plus de clients.
4. Travailler de manière flexible et pérenne
La configuration d’un numéro de sélection directe peut être adaptée de manière flexible aux souhaits et exigences de l’organisation. Les employés restent bien joignables, qu’ils travaillent au bureau, à la maison ou en déplacement. De plus, les numéros de sélection directe peuvent être facilement mis à l’échelle en période d’affluence supplémentaire ou si votre entreprise se développe.
Questions fréquemment posées
Quand est-il pratique de travailler avec un numéro de sélection directe ?
Travailler avec un numéro de sélection directe est pratique si beaucoup d’appelants appellent pour la même personne. Vous pouvez alors donner à cette personne son propre numéro de sélection directe, ce qui le rend plus rapide à composer. Les collègues n’ont alors plus besoin de transférer l’appel.
Un numéro de sélection directe est-il la même chose qu’un numéro de poste ?
Oui, les deux termes sont utilisés de manière interchangeable. Ce sont en fait des numéros de téléphone uniques de votre propre série interne qui renvoient vers un appareil spécifique ou un numéro de téléphone externe.
Je veux utiliser un numéro de téléphone uniquement comme numéro de téléphone virtuel et le transférer vers mon appareil mobile.
C’est possible et vous n’avez alors pas besoin de travailler avec des numéros de sélection directe. Ceci est seulement pratique pour les très grands groupes de personnes qui doivent être appelés.