Avec un ( numéro 0800- ou numéro 078), vous augmentez votre accessibilité. Peut-être avez-vous déjà un tel numéro ou peut-être envisagez-vous d’en demander un.

Un avantage d’un tel numéro professionnel est qu’il peut regrouper tous les numéros locaux de vos sites. C’est possible grâce à un système intelligent qui répond au nom de Interactive Voice Response (IVR).

Le transfert des appelants vers le bureau le plus pertinent, le magasin le plus proche ou la personne du bon département ne doit donc plus être fait manuellement. Un tel IVR traite tous les appels entrants sur votre numéro professionnel et les répartit sur les connexions existantes au sein de votre organisation. Cela fonctionne simplement avec votre infrastructure et votre équipement existants.

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement, cette configuration de votre numéro de service ou numéro d’entreprise ? C’est une question à laquelle nous pouvons répondre de toutes sortes de manières, car il existe différentes options pour répartir votre trafic téléphonique. Dans cet article, nous vous montrons quelles sont ces options, afin que vous puissiez déterminer quelle manière est la plus adaptée à votre organisation.

Option 1 : laissez vos appelants choisir

Avez-vous une organisation avec des départements qui ne desservent pas nécessairement chacun une zone géographique spécifique ? Ou votre administration et votre service technique sont-ils par exemple situés à des endroits différents ? Donnez alors à vos appelants la possibilité de se connecter eux-mêmes au département souhaité. Avec le Menu de choix, une simple pression sur une touche met vos appelants en relation avec la personne ou le département souhaité. Il est toutefois important qu’un menu soit court et clair – évitez le stress du choix !

Option 2 : répartition sur la base des indicatifs régionaux

Cette option convient aux entreprises et organisations actives dans tout le pays, mais qui ont des sites couvrant certaines régions. Avec un numéro traditionnel, cela signifie qu’une standardiste accueille personnellement les appelants et les transfère manuellement vers le site le plus proche.

Avec le routage par indicatif régional, notre système de réponse vocale interactive (IVR) répartit les appelants sur vos sites en fonction de leurs indicatifs régionaux. Avec vous, nous établissons une liste des indicatifs régionaux et des sites correspondants. Il est également possible de diffuser un message spécifique au site avant le transfert vers un site et nous tenons compte des heures d’ouverture.

Vous vous demandez peut-être ce qui se passe si l’indicatif régional ne peut pas être reconnu, par exemple parce que quelqu’un appelle avec un téléphone mobile. Alors le routage par code postal est une solution intelligente.

Option 3 : répartition sur la base du code postal

Cette option convient aux organisations qui ne travaillent pas au niveau régional mais local. En d’autres termes : des organisations qui ont plusieurs sites dans une région d’indicatif régional et qui nécessitent une répartition fine des appelants. Avec ce qu’on appelle le routage par code postal, notre IVR répartit vos appelants sur la base du code postal. Ici, il est demandé aux appelants d’entrer les 4 chiffres de leur code postal. Vous indiquez à l’avance quels codes postaux appartiennent à quel site. L’appelant est ainsi connecté à votre filiale dans le quartier (adjacent). Ici aussi, il est possible de diffuser un message avant que le téléphone ne sonne dans un certain magasin ou département spécifique.

Comme déjà dit, le routage par code postal peut également être parfaitement combiné avec le routage par indicatif régional.

Option 4 : solution sur mesure

Il est également possible de construire une solution sur mesure pour vous. Par exemple, une combinaison de routage par code postal et de routage par indicatif régional. Ou que diriez-vous du transfert après reconnaissance du numéro ? Ici, on ne regarde donc pas l’indicatif régional, mais une mention dans votre base de données du numéro fixe ou mobile spécifique de l’appelant. C’est le summum de la performance télécom. Nous réalisons le lien entre notre IVR et votre système CRM grâce à notre API. Si le numéro n’est pas reconnu, nous diffusons un menu de choix ou utilisons un routage par indicatif régional ou code postal pour connecter les appelants aussi efficacement que possible avec la bonne personne dans votre organisation.

Commencez dès aujourd’hui

Belfabriek vous rend la tâche aussi facile que possible. Vous activez vous-même les options 1 à 3 via votre tableau de bord en ligne, appelé Mon Belfabriek. Selon l’option, vous avez terminé en quelques minutes, alors pourquoi ne pas régler cela aujourd’hui ? Pour une solution personnalisée, contactez-nous via notre numéro 0800-77899.