Avec un numéro de service ( 0800 ou 078), vous augmentez votre accessibilité. Peut-être avez-vous déjà un tel numéro ou peut-être envisagez-vous d’en demander un.

Un avantage d’un tel numéro professionnel est qu’il peut regrouper tous les numéros locaux de vos succursales. C’est possible grâce à un système intelligent qui répond au nom de Interactive Voice Response (IVR).

Le transfert des appelants vers le bureau le plus pertinent, le magasin le plus proche ou la personne du bon service ne doit donc plus se faire manuellement. Un tel IVR traite tous les appels entrants sur votre numéro professionnel et les répartit sur les connexions existantes au sein de votre organisation. Cela fonctionne simplement avec votre infrastructure et votre équipement existants.

Mais comment cela fonctionne-t-il exactement, cette configuration de votre numéro de service ou numéro d’entreprise ? C’est une question à laquelle nous pouvons répondre de toutes sortes de manières, car il existe différentes options pour répartir votre trafic téléphonique. Dans cet article, nous vous montrons lesquelles, afin que vous puissiez déterminer quelle manière est la plus appropriée pour votre organisation.

Option 1 : laissez vos appelants choisir

Avez-vous une organisation avec des départements qui ne desservent pas nécessairement chacun une zone géographique déterminée ? Ou votre administration et votre service technique sont-ils par exemple situés à différents endroits ? Donnez alors à vos appelants la possibilité de se transférer eux-mêmes vers le service souhaité. Avec le Menu de choix, une seule pression sur une touche met vos appelants en relation avec la personne ou le service souhaité. Il est toutefois important qu’un menu soit court et clair – évitez le stress du choix !

Option 2 : répartition sur la base des indicatifs régionaux

Cette option convient aux entreprises et organisations actives dans tout le pays, mais qui ont des succursales qui couvrent certaines régions. Avec un numéro traditionnel, cela signifie qu’une opératrice accueille personnellement les appelants et les transfère manuellement vers la succursale la plus proche.

Avec le routage par indicatif, notre système de Réponse Vocale Interactive (IVR) répartit les appelants sur vos succursales en fonction de leurs indicatifs. Avec vous, nous établissons une liste d’indicatifs et des succursales correspondantes. Il est également possible de diffuser un message spécifique à la succursale avant le transfert vers une succursale et nous tenons compte des heures d’ouverture.

Vous vous demandez peut-être ce qui se passe si l’indicatif ne peut pas être reconnu, par exemple parce que quelqu’un appelle avec un téléphone mobile. Alors le routage par code postal est une solution intelligente.

Option 3 : répartition sur la base du code postal

Cette option convient aux organisations qui ne travaillent pas au niveau régional mais local. En d’autres termes : des organisations qui ont plusieurs succursales dans une zone d’indicatif et qui nécessitent une répartition fine des appelants. Avec le soi-disant routage par code postal, notre IVR répartit vos appelants sur la base du code postal. Ici, il est demandé aux appelants de composer les 4 chiffres de leur code postal. Vous indiquez à l’avance quels codes postaux appartiennent à quelle succursale. L’appelant est ainsi transféré vers votre filiale dans le quartier (adjacent). Ici aussi, il est possible de diffuser un message avant que le téléphone ne sonne dans un certain magasin ou service spécifique.

Comme déjà dit, le routage par code postal peut aussi parfaitement être combiné avec le routage par indicatif.

Option 4 : solution sur mesure

Il est également possible de construire une solution sur mesure pour vous. Par exemple une combinaison de routage par code postal et de routage par indicatif. Ou que penseriez-vous d’un transfert après reconnaissance du numéro ? Ici, on ne regarde donc pas l’indicatif, mais une mention dans votre base de données du numéro fixe ou mobile spécifique de l’appelant. C’est le nec plus ultra des performances télécoms. Nous réalisons le lien entre notre IVR et votre système CRM grâce à notre API. Si le numéro n’est pas reconnu, nous diffusons un menu de choix ou nous utilisons un routage par indicatif ou code postal pour transférer les appelants aussi efficacement que possible vers la bonne personne dans votre organisation.

Commencez dès aujourd’hui

Belfabriek vous facilite la tâche autant que possible. Vous activez vous-même les options 1 à 3 via votre tableau de bord en ligne, appelé Mon Belfabriek. Selon l’option, vous avez terminé en quelques minutes, alors pourquoi ne pas régler cela aujourd’hui ? Pour une solution personnalisée, contactez-nous via notre numéro 0800-77 899.